Policy avseende integritet och marknadsföring

Denna policy avseende integritet och marknadsföring beskriver hur Viking Line och Viking Line Club samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.

1. Allmänt

1.1 Denna policy avseende integritet och marknadsföring (”Integritetspolicy”) beskriver hur Viking Line Skandinavien AB, org. nr 556110-4661, Box 4154, SE-131 04 Nacka, e-mail: vikingclubsverige@vikingline.com, (”Viking Line”) samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.

1.2 Integritetspolicyn gäller då Viking Line tillhandahåller tjänster och produkter i anslutning till bokningar och resor. Integritetspolicyn gäller även den behandling av personuppgifter som görs inom ramen för Viking Lines lojalitetsprogram Viking Line Club Sverige (”Viking Line Club”) och Ville Viking Club.

1.3 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna Integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

1.4 För att ansluta dig till Viking Line Club måste du vara minst 18 år gammal och/eller i övrigt vara behörig att ingå avtal samt acceptera att vara bunden av denna Integritetspolicy. Viking Line Club är även öppen för barn i åldern 12-17 år, förutsatt att dessa har blivit medlemmar före den 16 februari 2017. För att ansluta dig till Ville Viking Club, som är öppen för alla barn under 12 år som är bosatta i Sverige, krävs förälders eller vårdnadshavares underskrift samt att du accepterar denna Integritetspolicy. 

2. Personuppgiftsansvarig

Viking Line är personuppgiftsansvarig för Viking Lines behandling av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. Viking Line är även personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom ramen för Viking Line Club och Ville Viking Club. 

3. När samlar vi in personuppgifter?

1.1 Viking Line samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du genomför en bokning eller köp på Viking Lines hemsida, i Viking Lines app eller genom att kontakta Viking Line på annat sätt. Informationen som samlas in från dig vid bokningar och köp krävs för att du ska kunna ingå avtal med Viking Line och för att Viking Line ska kunna tillhandahålla sina tjänster och erbjudanden.

1.2 Om du är medlem i Viking Line Club, samlar Viking Line in personuppgifter från dig vid din ansökan om medlemskap. Viking Line samlar även in uppgifter om dig under tiden du är medlem inom ramen för ditt medlemskap och behandlar uppgifter som Viking Line från tid till annan ges tillgång till genom ditt medlemskonto. Som medlem kan du när som helst uppdatera dina uppgifter genom att gå in på ”Mina sidor”. Dina adressuppgifter uppdateras även via tredje parts tjänster för adressuppdatering.

4. Vilka uppgifter behandlar VI om dig?

4.1 För dig som är kund till Viking Line

De personuppgifter Viking Line samlar in och behandlar om dig i egenskap av kund som genomför bokningar och köp i anslutning till bokningar och resor är i huvudsak:

  • Namn, födelseår och kön
  • Adress, land och nationalitet
  • Telefonnummer och e-post
  • Betalningsuppgifter
  • Kundnummer
  • Uppgifter om bokningar och resor
  • IP-adress och annan information om din användning av Viking Lines hemsida eller app.
  • Övriga uppgifter som du själv kan lämna i anslutning till bokningen, så som registreringsnumret för din bil och information om funktionsnedsättning.

4.2 För dig som är medlem i Viking Line Club

De personuppgifter Viking Line samlar in och behandlar om dig som är medlem i Viking Line Club är i huvudsak:

  • Namn, personnummer och kön
  • Adress, land, nationalitet och språk
  • Telefonnummer och e-post
  • Betalningsuppgifter
  • Medlemsnummer och Viking Line Club-kortnummer
  • Information om vilken slags kryssning du är intresserad av samt erbjudanden du önskar få information om (frivilligt)
  • Uppgifter om dina inköp
  • Information om dina tidigare och bokade resor
  • Information om ditt medlemskap, så som din medlemsnivå och antal bonuspoäng (”båtar”)

För medlemmar i Viking Line Club som är 12 till 17 år gamla samlar Viking Line inte in uppgifter om inköp.

4.3 För dig som är medlem i Ville Viking Club

De personuppgifter Viking Line samlar in och behandlar om dig som är medlem i Ville Viking Club är i huvudsak:

  • Namn, födelsedatum och kön
  • Adress
  • Kontaktuppgifter till föräldrer/vårdnadshavare 

5. Varför behandlar VI uppgifter om dig?

5.1 För dig som är kund till Viking Line

Viking Line behandlar dina personuppgifter för olika ändamål. Huvudsakligen behandlar Viking Line dina personuppgifter i syfte att:

  • Fullgöra våra förpliktelser gentemot kunder, som för resebokning och fakturering;
  • Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter;
  • Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post, SMS/MMS eller via vår app, avseende Viking Lines och utvalda samarbetspartners varor och tjänster;
  • Skicka viktig information i anslutning till resor, så som information om trafikavvikelser eller förseningar, genom mail, push-notiser i appen eller på annat sätt;
  • Skicka nyhetsbrev; samt
  • Uppfylla säkerhetskrav och andra författningsreglerade krav.

Uppgifterna kan även utgöra underlag för marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar, statistik, affärsuppföljning samt affärs- och metodutveckling relaterat till bokningar och köp samt medlemskapet i något av Viking Lines lojalitetsprogram.

5.2 För dig som är medlem i Viking Line Club

Utöver uppräkningen ovan behandlar Viking Line personuppgifter om Viking Line Clubs medlemmar även i syfte att:

  • Administrera medlemskapet, inklusive att hantera bonuspoäng (så kallade ”båtar”);
  • Ge medlemmarna möjlighet att använda lojalitetsprogrammets tjänster;
  • Tillhandahålla specialerbjudanden;
  • Möjliggöra kommunikation med medlemmarna via post, e-post, SMS/MMS eller vår app; samt
  • Möjliggöra riktad marknadsföring via post, e-post, SMS/MMS eller vår app. Riktad marknadsföring skickas dock endast till personer som är 16 år eller äldre.

5.3 För dig som är medlem i Ville Viking Club

Viking Line behandlar personuppgifter om Ville Viking Clubs medlemmar i syfte att administrera medlemskapet.

Viking Line kommer inte att behandla Ville Viking Club-medlemmars personuppgifter för riktad marknadsföring eller segmentering. All kommunikation riktas till medlemmens förälder eller vårdnadshavare.

6. De lagliga grunderna för vår behandling av dina personuppgifter

6.1 Viking Line baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder. Dessa beskrivs i det här avsnittet.

6.2 Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund eller som medlem i Viking Line Club, så som för att genomföra bokningar, köp och för att kunna administrera medlemskapet i Viking Line Club. Baserat på denna lagliga grund behandlar vi även uppgifter om dina inköp för ändamålet att beräkna den bonus du som medlem ska ha rätt till.

6.3 En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna skicka erbjudanden till dig om våra varor och tjänster samt för att göra en begränsad segmentering av kunder, t.ex. baserat på totala inköpssummor. Viking Line behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning.

6.4 I vissa fall kan Viking Line ha en rättslig skyldighet att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför för att kunna skicka dig viktig information inför resan om trafikavvikelser och förseningar.

6.5 Du kan när som helst avsluta ditt medlemskap genom att kontakta Viking Line Club:s kundtjänst. Vid avslutande av medlemskapet kommer Viking Line radera eller avidentifiera samtliga dina personuppgifter och all annan information som kan hänföras till dig.

7. Hur länge bevarar vi uppgifter om dig?

7.1 Dina personuppgifter bevaras endast så länge som det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Viking Line kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka Viking Lines rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

7.2 Viking Line bevarar uppgifter om kunder i högst 24 månader efter det att kunden genomfört sin senaste bokning av resa eller från den tidpunkt kunden senast genomfört annan bokning eller köp.

7.3 Viking Line bevarar uppgifter om medlemmar i Viking Line Club i högst 24 månader efter det att medlemmen senast genomfört en bokning, interagerat med Viking Line inom ramen för lojalitetsprogrammet eller på annat sätt varit aktiv.

7.4 Viking Line bevarar inte identifierbara uppgifter om medlemmar i Viking Line Club efter det att medlemskapet avslutats. När du avslutar ditt medlemskap avidentifieras dina uppgifter automatiskt. 

8. Vem lämnar vi ut uppgifterna till?

8.1 Viking Line kan komma att lämna ut dina uppgifter till tredje part, så som till Viking Lines koncernbolag. Viking Line kan även komma att lämna ut dina uppgifter till Viking Lines reseagenter, samarbetspartners för exempelvis paketresor och leverantörer av kort- och kommunikationstjänster. Viking Line kan även komma att lämna ut dina uppgifter till företag som tillhandahåller tjänster för adressuppdateringar för att säkerställa att vi har rätt adressuppgifter till dig.

8.2 Tredje part som Viking Line lämnar ut information till eller på annat sätt tillhandahåller information om kunden eller medlemmen till får inte lämna ut informationen till någon annan utan kundens eller medlemmens godkännande. Informationen får endast användas av mottagaren i syfte att sälja och marknadsföra Viking Lines och Viking Lines samarbetspartners tjänster och produkter eller i syfte att leverera tjänster med anknytning till Viking Lines avtal med dig som kund eller medlem i Viking Line Club.

8.3 Personuppgifter kan vidare komma att lämnas ut av Viking Line om det är nödvändigt för att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter, för att tillvarata Viking Lines rättsliga intressen eller för att upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem.

8.4 Viking Line kan komma att överföra dina personuppgifter till land utanför EU/EES, om någon av Viking Lines reseagenter eller samarbetspartners för exempelvis paketresor befinner sig där. Om personuppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Viking Line vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

9. Förändringar av integritetspolicyn

9.1  Viking Line har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Viking Line kommer att med rimligt varsel underrätta dig vid ändringar av Integritetspolicyn. Om du inte godtar ändringarna har du rätt att säga upp avtalet med Viking Line innan den ändrade Integritetspolicyn träder ikraft. Du säger upp avtalet genom att kontakta Viking Line, eller, om du är medlem i Viking Line Club, genom att välja ”Avsluta medlemskap” på ”Mina sidor”.

10. Skyddet av dina personuppgifter

10.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Viking Line har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

Exempelvis sparas alla uppgifter om kunder samt medlemmar i Viking Line Club i en databas som är skyddad genom behörighetsstyrning och brandvägg.

11. Dina rättigheter

11.1 Viking Line ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

11.2 Viking Line kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

11.3 Om du inte vill att Viking Line behandlar dina personuppgifter för direktmarknadsföring kan du när som helst skriftligen anmäla detta till Viking Line. När Viking Line har mottagit din anmälan kommer Viking Line att upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål. Viking Line kommer inte att behandla personuppgifter för att skicka direktmarknadsföring till barn under 16 år.

11.4 Du har rätt att en gång per kalenderår, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett registerutdrag från Viking Line om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om var uppgifterna har hämtats ifrån om personuppgifterna inte har samlats in från dig, förekomsten av automatiserat beslutsfattande (inklusive profilering) samt den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period. Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges ovan.

12. Kontaktinformation

12.1 Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Integritetspolicy eller behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag. Vår kontaktinformation hittar du under punkten 1 ovan.